El pasado día 6 de diciembre se publicó en el Boletín Oficial del Estado el Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los denominados sistemas informáticos de facturación. Este Reglamento señala las características y requisitos que deben cumplir dichos sistemas de facturación con el objetivo de impedir o dificultar la fabricación, producción, importación y tenencia de sistemas y programas informáticos que permitan o faciliten la manipulación u ocultación de datos contables, de facturación o fiscales.
En primer lugar, debemos entender qué es un sistema de facturación de acuerdo con la definición dada por el Reglamento. Dicho Reglamento señala en su artículo primero que sistema informático de facturación es el conjunto de hardware y software que realice las tres acciones siguientes:
- Admitir la entrada de información de facturación por cualquier medio.
- Conservar la información de facturación ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior en un soporte físico o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
- Procesar la información de facturación.
Lo que se pretende al definir un sistema informático de facturación de acuerdo con su capacidad para desarrollar estas tres acciones es que dicho sistema sea capaz de hacer una trazabilidad de todo el proceso de facturación, desde que se introduce una orden de compra hasta que la misma se materializa en una factura expedida a su destinatario.
De acuerdo con esta definición, un sistema informático de facturación debe cumplir las tres funciones señaladas anteriormente. No tendrá, por lo tanto, la consideración de sistema informático de facturación un sistema que solo sea capaz de llevar a cabo una o dos de las acciones señaladas. Las realización de las tres acciones son necesarias para que un sistema informático tenga la consideración de sistema de facturación, de acuerdo con lo señalado en el Reglamento.
Teniendo en cuenta esta definición, parece que una mera aplicación de ofimática con aplicaciones básicas como hojas de cálculo o procesador de texto, que muchas empresas utilizan para elaborar sus facturas, no podría ser considerada como un sistema informático de facturación. Surge, sin embargo, la duda de qué ocurre en los casos en los que estas aplicaciones de ofimática están adaptadas a las necesidades de un usuario concreto de una forma lo suficientemente sofisticada como para considerar que cumplen las tres acciones que todo sistema informático de facturación debe ser capaz de llevar a cabo (admitir, conservar y procesar información de facturación). En estos casos, no resulta del todo claro si estamos o no ante un sistema informático de facturación de los definidos en el Reglamento.
Los sistemas informáticos de facturación deberán estar certificados por sus productores mediante la emisión de una declaración responsable que certifique el cumplimiento del sistema y de todas sus versiones con los requisitos establecidos en el Reglamento.
En cuanto al ámbito subjetivo del Reglamento, este se aplicará a los obligados tributarios que utilicen los sistemas informáticos de facturación que sean contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, del Impuesto sobre la Renta de las Personas físicas que desarrollen actividades económicas, del Impuesto sobre la Renta de no Residentes y a entidades en régimen atribución de rentas. También será de aplicación a los productores y comercializadores de los sistemas informáticos que pongan los mismos a disposición de los obligados tributarios señalados anteriormente.
Es decir, si usted es contribuyente del IRPF porque desarrolla una actividad económica y además utiliza un sistema informático de facturación para la emisión de facturas, dicho sistema deberá cumplir con los requisitos señaladas en el Reglamento. Lo mismo ocurriría con una sociedad española y también lo mismo resultaría de aplicación para un desarrollador de sistemas informáticos de facturación establecido fuera de territorio español cuando produzca dichos sistemas para contribuyentes españoles que usen esos sistemas en el desarrollo de sus actividades empresariales o profesionales.
Lo realmente importante sobre estos sistemas informáticos de facturación no es la emisión de la factura ya que este es el último paso del proceso de facturación. Lo relevante es que los sistemas deben generar registros de facturación de alta y anulación que sean inalterables y perfectamente trazables. Para ello, los registros deben contar con una huella digital única que no podrá ser modificada, de tal forma que todas y cada una de las interacciones con el sistema de facturación queden identificadas y registradas. Los registros deben, además, ser firmados electrónicamente. El reglamento señala la información que debe estar contenida en cada uno de dichos registros de facturación. Entre esta información se encuentra, por ejemplo, el número y serie de la factura a la que se refiere el registro, la fecha de expedición de la factura, el código de identificación del sistema informático utilizado para su generación o la fecha, hora minuto y segundo en que el registro ha sido generado.
Los sistemas informáticos de facturación deben tener la capacidad, no la obligación, de poder conectarse a tiempo real con la administración para que, de momento de manera voluntaria, puedan remitir por medios electrónicos a la Agencia Tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados por el sistema.
En el caso de que el sistema informático de facturación remita a la Agencia Tributaria los registros de facturación, el mismo tendrá la consideración de “Sistemas de emisión de facturas verificables” o “Sistemas VERI*FACTU”. Por su parte, las facturas generadas por estos sistemas de facturación deberán incluir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, para ello, el Real Decreto introduce modificaciones en el artículo 6 del Reglamento de facturación. También se establece la obligación de incluir un código QR en las facturas emitidas por sistemas informáticos de facturación que permitirá el acceso a cierta información sobre la factura.
Si usted es responsable de la facturación de una empresa de reducida dimensión y cree que no va a poder cumplir con todo lo anterior, le interesará saber que la Agencia Tributaria prevé desarrollar su propia aplicación informática de facturación como alternativa a las aplicaciones privada que, a buen seguro, empezarán a aparecer en el mercado. El borrador de Orden Ministerial que desarrolla las especificaciones técnicas de los sistemas informáticos de facturación se refiere a dicha aplicación de facturación de carácter público. Parece que la misma tendrá unas funcionalidades reducidas, limitadas a sujetos pasivos que emitan unas pocas facturas al año, por lo que en algunos casos no será una alternativa real a las soluciones privadas de facturación.
Si a estas alturas está usted preocupado por la dificultad de implementar todo lo anterior en su empresa, le informamos que existe una alternativa a todo ello. Esta alternativa se llama Suministro Inmediato de Información. Las empresas obligadas o acogidas al SII quedarán excluidas de todas las obligaciones previstas en el Reglamento. Es decir, a pesar de ser contribuyente en el IS o en el IRPF por desarrollar una actividad económica e incluso utilizando un sistema informático de facturación, si cumple con el SII, puede olvidarse de todo lo anterior. La posibilidad es, sin duda, tentadora.
Se trata, como puede verse, de una normativa ambiciosa, de difícil aplicación y que obligará a introducir numerosos cambios en los procesos de facturación de un gran número de contribuyentes, por este motivo es importante tener en cuenta los plazos de entrada en vigor.
Los obligados tributarios dentro del ámbito subjetivo del Reglamento deberán tener operativos sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de julio de 2025. Los productores y comercializadores de estos sistemas, deberán ofrecer sus productos adaptados en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que regula las características técnicas de los sistemas informáticos de facturación (el proyecto Orden fue publicado el día 3 de enero por lo que es probable que pronto tengamos el texto definitivo). Por su parte, la Agencia Tributaria también cuenta con un plazo de nueve meses desde la entrada en vigor de la citada Orden Ministerial para habilitar el sistema de recepción de registro de facturación. Este plazo se refiere exclusivamente a la aplicación para poder recibir registros de facturación de forma telemática. No se refiere a la solución alternativa de facturación, para lo que no se ha dado un plazo concreto.
Este Real Decreto está estrechamente relacionado con la obligación de emitir facturas electrónicas en las operaciones realizadas entre empresarios y profesionales, introducida por la denominada Ley Crea y Crece que aún no ha entrado en vigor. La combinación de ambas normativas, junto con el sistema SII, supondrá que, de una forma u otra, se enviará una gran cantidad de información, procedente de millones de operaciones, a la administración en plazos muy cortos de tiempo. Toda esta información es una herramienta muy valiosa y da un enorme poder a quien la tiene; en este caso, a la administración tributaria.
Para terminar, debemos añadir una pieza más al puzzle de la facturación electrónica y es el encaje que todo lo anterior tiene con la propuesta de la Comisión Europea para modernizar el sistema común del IVA en la UE denominada “El IVA en la Era Digital” (ViDA). Uno de los pilares de dicha propuesta pretende imponer, en principio en el año 2028, un estándar europeo de facturación electrónica y de reporte transaccional en tiempo real. A día de hoy, podemos decir que lo que se propone implementar en España no está alineado con dicha propuesta. Lo mismo ocurre en muchos otros Estados miembros de la UE. Estemos atentos porque nos esperan meses y años interesantes, con muchos e importantes cambios.
